Pengertian Surat

Deskripsi: Pengertian Surat, fungsi, prinsip, jenis-jenis.

Pengertian surat merujuk pada satu istilah yaitu sarana komunikasi.

Sekalipun di zaman serba digital ini, surat dalam bentuk tulisan tetap memiliki peranan penting baik dalam ranah formal maupun informal.

Surat pun memiliki beragam jenis yang menyesuaikan dengan kebutuhan pengirim.

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi melalui tulisan yang masih dianggap efektif, sehingga eksistensinya bertahan sampai sekarang.

Surat dapat berbagai hal yang berkaitan dengan apa yang ingin disampaikan oleh pihak pengirim kepada pihak penerima.

Pengertian surat menurut KBBI yaitu merujuk pada dua hal. Pertama, surat didefinisikan sebagai kertas yang ditulisi dengan berbagai isi untuk disampaikan kepada orang lain.

Kedua, surat dianggap sebagai kertas yang berisi keterangan ataupun tanda pengenal, bentuknya seperti kartu.

Beberapa ahli juga turut menjelaskan mengenai definisi surat, antara lain:

1. Yose Rizal

Menurut pendapat Yose Rizal, surat adalah salah satu cara untuk mengabarkan maksud tertentu kepada orang lain melalui tulisan dalam secarik kertas.

2. Agus Sugiarto

Definisi surat yang cukup panjang dikemukakan oleh Agus Sugiarto. Menurut beliau, surat merupakan sarana komunikasi yang berisi informasi tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain.

Lebih lengkapnya lagi, terdapat syarat tertentu dalam penulisan surat meliputi penggunaan format khusus, penggunaan kode, penggunaan bahasa yang tepat dan pembubuhan tanda tangan.

3. Pratama

Pengertian surat menurut Pratama yaitu alat berkomunikasi berupa pernyataan tertulis yang dibuat oleh suatu pihak, baik mengatasnamakan pribadi maupun instansi untuk diberikan kepada pihak lain, baik individu, instansi, maupun organisasi.

4. Y. S. Marjo

Surat menurut pandangan Y. S. Marjo adalah sarana untuk memberitahukan pesan secara tertulis.

5. S. Hidayat

Pengertian surat berdasarkan pendapat S. Hidayat cenderung bersifat umum.

Menurut beliau, surat merujuk pada kertas yang dapat ditulisi apapun seperti pernyataan, berita, informasi, dan pesan yang nantinya akan diberikan kepada pihak yang bersangkutan.

6. Prajudi Atmosudirjo

Definisi yang padat datang dari Prajudi Atmosudirjo. Beliau menganggap surat sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat oleh perorangan maupun kelompok untuk pihak tertentu.

7. Suprapto

Surat didefinisikan dengan lebih gamblang oleh Suprapto. Beliau membagi pengertian arti surat berdasarkan 3 kategori, yaitu wujud, isi dan fungsi.

Berikut penjelasanya:

1. Berdasarkan wujud, definisi surat adalah percakapan tidak langsung karena melalui tulisan antara dua belah pihak, pengirim dan penerima;
2. Berdasarkan isi, surat dimaknai sebagai paparan dari pengirim untuk menjelaskan maksud yang ingin disampaikan ataupun perasaan yang ingin dicurahkan;
3. Berdasarkan fungsi, surat merupakan alat untuk menyampaikan informasi apapun itu dari pihak pengirim kepada pihak penerima dengan media kertas.

Fungsi Surat

Berdasarkan pengertian surat menurut para ahli, sebenarnya sudah tertera mengenai fungsi utama dari surat.

Fungsi yang dimaksud adalah sebagai sarana penyampaian pesan tertulis. Namun, surat masih memiliki banyak fungsi lain, seperti:

• Alat dokumentasi mengenai informasi ataupun keterangan yang penting;
• Tanda bukti tertulis yang berguna sebagai alasan penguat nantinya;
• Sarana pengingat karena ‘merekam’ berbagai informasi utama;
• Bukti historis dari suatu hal yang fundamental;
• Alat untuk memudahkan proses pengarsipan;
• Panduan yang terstruktur dan spesifik untuk melakukan sesuatu ataupun mengambil keputusan.

Prinsip-Prinsip Surat

Dalam penyusunannya, pengirim harus memperhatikan prinsip-prinsip yang dimiliki surat.

Prinsip tersebut cukup penting dijadikan sebagai panduan agar menghasilkan surat yang baik dan efektif.

Berikut 4 prinsip utama surat:

1. Ringkas

Surat sebaiknya disusun dalam jumlah kata yang tidak terlalu banyak. Anda harus bisa menulis seringkas mungkin, tetapi semua pesan yang ingin disampaikan tidak ada yang terlewat.

2. Sederhana

Dikatakan sebagai surat yang baik dan efektif apabila tidak menggunakan kalimat yang rumit.

Sebaiknya gunakan kalimat yang sederhana dan langsung mengandung apa yang ingin dinyatakan.

3. Jelas

Hindari menulis surat dengan kalimat yang bersifat ambigu. Sebab, kejelasan dalam surat merupakan hal yang penting agar komunikasi berjalan lancar.

4. Sopan

Surat harus ditulis menggunakan kalimat yang baik, tertata dan tidak vulgar. Prinsip tersebut diutamakan untuk surat-surat yang sifatnya resmi.

[onphpid_related_posts]

Jenis-Jenis Surat

Jenis surat terbagi menjadi 3 kategori yaitu wujud, isi dan sifat. Penjelasan lebih lengkapnya berikut ini:

1. Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

a. Kartu pos

Dilihat dari wujudnya, kartu pos merupakan surat yang berupa selembar kertas dengan ukuran 15 cm x 10 cm.

Kartu pos tidak bisa memuat isi yang panjang sebab bagian lain dipakai untuk mencantumkan gambar.

b. Surat Bersampul

Pengertian surat bersampul adalah surat yang dimasukkan ke dalam amplop.

Umumnya, terdapat dua variasi ukuran sampul yang digunakan, yaitu ukuran 10 cm x 15 cm dan 10 cm x 24 cm.

c. Nota atau Memorandum

Memorandum atau memo adalah jenis surat yang berisi poin-poin penting yang harus segera disebarkan kepada individu maupun kelompok.

Biasanya, memorandum hanya digunakan di lingkup kantor atau instansi.

2. Jenis Surat Berdasarkan Isinya

a. Surat Perintah

Disebut sebagai surat peringatan karena isinya memuat perintah atau mandat yang ditujukkan kepada pihak penerima, agar dilaksanakan pada waktu yang telah ditentukan.

b. Surat Pemberitahuan

Definisi surat pemberitahuan merupakan jenis surat yang dibuat untuk menyampaikan suatu informasi yang harus diketahui oleh pihak penerima.

Pihak tersebut bisa dari perseorangan maupun sekelompok tertentu.

c. Surat Peringatan

Pengertian surat peringatan adalah jenis surat yang isinya berupa teguran atas perbuatan tertentu yang tidak terpuji, melanggar aturan, ataupun merugikan orang lain yang dilakukan oleh pihak penerima.

d. Surat Permohonan

Dikatakan sebagai surat permohonan karena memuat permintaan spesifik dari pihak pengirim untuk orang lain.

e. Surat Pengantar

Berdasarkan isinya, surat pengantar memuat penjelasan tertulis mengenai sesuatu yang wajib dilakukan oleh pihak penerima.

Umumnya, surat pengantar dikirim bersamaan dengan surat ataupun dokumen lain yang menjadi alasan dibuatnya surat pengantar.

f. Surat Panggilan

Surat panggilan merujuk pada jenis surat yang dibuat oleh pihak pengirim dengan harapan bahwa pihak penerima akan memenuhi pemanggilan tersebut.

g. Surat Keputusan

Dikategorikan sebagai surat keputusan karena isinya menerangkan suatu keputusan penting yang menyangkut pihak penerima.

Selain itu, keputusan yang dimaksud juga dapat berupa aturan dan perintah yang harus diperhatikan.

i. Surat Dinas

Pengertian surat dinas yaitu jenis surat yang berisi informasi yang berkaitan dengan kegiatan kedinasan.

Jenis surat tersebut hanya berlaku di lingkungan instansi tertentu.

j. Surat Bisnis

Definisi surat bisnis adalah jenis surat yang memuat segala hal yang berhubungan dengan kegiatan niaga antara pihak-pihak yang terlibat.

Umumnya, surat bisnis digunakan di lingkup badan usaha.

k. Surat Personal

Dilihat dari isinya, surat personal merujuk pada segala macam informasi yang khususnya bersifat pribadi untuk disampaikan kepada keluarga, teman, dan kerabat pihak pengirim.

Surat personal lebih bebas karena tidak memiliki format saklek yang harus diikuti.

l. Surat Sosial

Makna surat sosial yakni surat yang berisi pernyataan penting yang ada kaitannya dengan kegiatan sosial.

Biasanya, surat sosial digunakan oleh lembaga tertentu agar bisa menjalankan aktivitas non profit yang sudah direncanakan.

3. Jenis Surat Berdasarkan Sifatnya

a. Surat Biasa

Disebut dengan surat biasa karena bersifat umum dan dapat dikirimkan menggunakan sampul maupun tanpa sampul seperti halnya kartu pos.

Jenis surat biasa tidak berisi informasi penting yang harus dirahasiakan.

b. Surat Rahasia

Sudah jelas dari namanya bahwa surat rahasia adalah surat yang sifatnya rahasia atau tidak boleh diketahui oleh umum.

Isi surat rahasia adalah data penting yang hanya boleh diketahui oleh pihak penerima.

c. Surat Sangat Rahasia

Pengertian surat sangat rahasia yaitu surat yang dikategorikan dalam tingkat kerahasiaan paling tinggi, karena berisi informasi penting yang fatal apabila sampai bocor ke publik.

Pengiriman jenis surat ini harus mengikuti prosedur khusus.

Walaupun sudah berpindah zaman, keberadaan surat masih memiliki satu fungsi vital yaitu alat komunikasi tanpa tatap muka.

Hanya saja, jawaban atas surat tidak selalu berupa tulisan. Jenis surat panggilan, misalnya, jawaban yang dimunculkan berupa tindakan.