Pengertian Administrasi

3 min read

Deskripsi: Pengertian Administrasi, unsur-unsur, fungsi, tujuan, ciri-ciri, dan contoh aktivitas.


Istilah administrasi pasti sudah cukup familiar di telinga masyarakat. Meskipun begitu, nyatanya hanya sedikit orang yang paham tentang pengertian administrasi.

Kalau pun tahu, umumnya hanya sebatas rangkuman kegiatan singkat rangkuman proses kerja yang berkaitan dengan pembukuan.

Secara umum, administrasi bisa diartikan sebagai suatu upaya atau usaha melakukan kegiatan yang erat kaitannya dengan penyelenggaraan kebijakan dari organisasi tertentu untuk mencapai tujuan.

Jadi, sedikit banyak pekerjaan administrasi memang berhubungan dengan pembukuan.

pengertian administrasi
pengertian administrasi

Pengertian Administrasi

Dalam arti luas, pengertian administrasi merupakan proses kerjasama antara dua individu atau lebih dengan tujuan mencapai suatu hal yang ditetapkan.

Caranya adalah dengan memanfaatkan sarana serta prasarana yang tersedia untuk mendapatkan hasil tertentu seperti rencana awal.

Sedangkan dalam arti lebih sempit, administrasi bisa dipahami sebagai suatu aktivitas yang meliputi pekerjaan seperti mencatat, melakukan pembukuan, mengetik, surat-menyurat, dan kegiatan lain yang secara teknis bersifat ketatausahaan.

Pengertian Administrasi Menurut Pendapat Ahli

1. William Leffingwell & Edwin Robinson

Administrasi adalah suatu cabang bidang ilmu manajemen yang memiliki hubungan dengan implementasi aktivitas perkantoran, yang dilakukan secara efisien dan jelas di mana serta kapan pekerjaan harus dilaksanakan.

Jadi, alur kegiatannya sangat jelas.

2. George R. Terry

Administrasi merupakan proses perencanaan (planning), pengendalian (controlling, dan pengorganisasian (organizing) pekerjaan perkantoran, dan penggerakan sumber daya manusia, sehingga tujuan organisasi bisa tercapai sesuai ekspektasi.

3. Sondang P. Siagian

Kegiatan administrasi meliputi seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan berlandaskan pada rasionalitas tertentu, guna mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh organisasi.

4. Ulbert Silalahi

Menurut Ulbert Silalahi, pengertian administrasi dalam ruang lingkup kecil lebih dikenal dengan istilah tata usaha.

Sementara dalam arti luas, administrasi meliputi kegiatan menyusun serta mencatat data dan informasi internal eksternal secara sistematis.

Unsur-unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie, terdapat beberapa unsur penting dalam administrasi, berikut di antaranya:

1. Organisasi

Tempat di mana aktivitas administrasi dilakukan. Sederhananya, organisasi merupakan wadah dari para pekerja, seperti perusahaan, instansi, dan lain sebagainya.

2. Manajemen

Media untuk melaksanakan kegiatan administrasi. Terdapat proses pengaturan dan menggerakkan, serta profesi manajer dan tenaga operasional.

Secara lebih rinci, manajemen masih dibagi lagi atas 3 kelompok, yaitu:

  • Top management
  • Middle management
  • Lower management

3. Komunikasi

Di dalam administrasi juga mengatur bagaimana pola komunikasi antar divisi di sebuah organisasi dijalankan, misalnya dengan warta atau surat.

Supaya komunikasi bisa terjalin dengan baik, maka perlu untuk memberikan informasi secara jelas dan mudah dipahami.

4. Keuangan

Administrasi tidak dapat dipisahkan dari berbagai hal yang berbau dengan keuangan atau anggaran kontrak kerjasama.

Mulai dari bagaimana cara memperoleh dana dan pertanggungjawabannya.

Contoh: Penjualan, kontrak, pembelian, dan sumber modal.

5. Kepegawaian

Hal ini berhubungan dengan pemanfaatan sumber daya manusia atau tenaga kerja.

Di administrasi terdapat kegiatan saling berhubungan yang meliputi, penerimaan pegawai, penempatan pegawai, hingga pendayagunaan, serta pemberhentian kerja pegawai.

6. Tata Usaha

Aktivitas tata usaha terdiri atas proses pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman data atau dokumen.

Unsur ini memiliki peran penting dalam suatu administrasi sebab bisa dijadikan sumber informasi utama untuk suatu organisasi saat hendak mengambil keputusan.

7. Perbekalan

Kegiatan yang berhubungan pengadaan barang atau produk, serta bagaimana teknik penyimpanan maupun penyingkirannya.

Di sini, pelaku administrasi akan menyortir mana produk yang digunakan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak terpakai.

8. Hubungan Masyarakat

Upaya menjalin hubungan baik antara pihak organisasi atau perusahaan dengan konsumen maupun klien.

Keberadaan administrasi akan menciptakan suatu aturan mengenai tata cara menjalin hubungan dengan masyarakat atau publik, khususnya pihak konsumen.

Fungsi Administrasi

Selain mengetahui pengertian administrasi beserta unsurnya, sebaiknya cari tahu juga apa saja fungsi dilakukannya kegiatan administrasi.

Secara umum, administrasi memiliki beberapa  fungsi seperti di bawah ini:

1. Perencanaan – Planning

Proses menyusun suatu rencana membutuhkan kegiatan administrasi, baik itu menggunakan teknik mengumpulkan data, mengolah data, hingga menyusun data.

2. Penyusunan – Organizing

Suatu usaha untuk menyusun dan juga membangun komunikasi kerja supaya tujuan-tujuan dari organisasi bisa tercapai.

3. Koordinasi – Coordinating

Kegiatan yang meliputi menghubungkan, mempersatukan, serta menyesuaikan pekerjaan bawaan supaya kerjasama dalam mewujudkan tujuan organisasi bisa tercapai.

4. Laporan – Reporting

Aktivitas menyampaikan informasi dan data dalam bentuk laporan perkembangan maupun hasil mengenai sebuah kegiatan pada atasan. Laporan dapat disampaikan secara lisan maupun tulisan.

5. Penyusunan Anggaran – Budgeting

Kegiatan merencanakan serta mengelola anggaran keuangan yang dilakukan secara terus-menerus atau berkelanjutan.

6. Penempatan – Staffing

Suatu aktivitas yang berhubungan dengan pengembangan dan pendayagunaan tenaga kerja dan memenuhi perlengkapan di organisasi.

7. Pengarahan – Directing

Membimbing, memberikan saran, dan perintah supaya tugas atau pekerjaan bisa berjalan secara optimal, sehingga tercapainya tujuan-tujuan tertentu.

Tujuan Administrasi

1. Menyusun Suatu Program Usaha Secara Sistematis

Setiap kelompok atau badan usaha resmi memerlukan informasi serta data-data valid, untuk dijadikan acuan menyusun program kerja unggulan.

Informasi data bisa didapatkan dari berbagai kegiatan yang berhubungan erat dengan kegiatan administrasi.

2. Mengawasi Kegiatan Administrasi

Aktivitas administrasi melingkupi beberapa hal di dalamnya. Oleh sebab itu, implementasinya harus dikerjakan dengan teratur dan sistematis.

Proses pengerjaan administrasi yang baik akan memudahkan perusahaan dalam mengawasi suatu kegiatan yang dikerjakan.

3. Evaluasi Kegiatan Administrasi

Dengan menerapkan sistem administrasi yang berkualitas, maka akan membantu suatu organisasi untuk bisa melihat macam-macam informasi serta data, dimana dokumen tersebut akan dijadikan sebagai evaluasi mengenai aktivitas apa saja yang diaplikasikan.

4. Memastikan Keamanan dari Kegiatan Usaha yang Dijalankan

Semua organisasi memerlukan suatu kepastian akan keamanan di dalam menjalankan kegiatan usahanya.

Oleh karenanya, setiap organisasi mengaplikasikan administrasi yang berkualitas sebagai cara memantau kegiatan yang dijalankan, baik internal atau eksternal.

Ciri-ciri Administrasi

Administrasi memiliki beberapa ciri khas yang wajib dikenali oleh para pelakunya, beberapa ciri tersebut antara lain adalah:

  • Memiliki sebuah atau beberapa tujuan yang jelas
  • Terdapat proses kerja sama di dalamnya
  • Terdiri atas dua individu atau lebih, biasanya dalam bentuk kelompok atau team
  • Terdapat aktivitas seperti kepemimpinan, pengembangan SDM, dan pemantauan
  • Ada proses kerja atau usaha yang dilakukan

Contoh Aktivitas Administrasi

1. Administrasi Perkantoran

Meliputi proses menyusun absensi atau kehadiran karyawan, membuat surat masuk dan keluar produk, mencatat stock, dan sebagainya.

2. Administrasi Kependudukan

Meliputi pembuatan kartu identitas KTP, kartu keluarga, akta lahir, surat kematian, dan lain-lain.

3. Administrasi Negara

Contoh kegiatan: membuat aturan cara membentuk suatu komisi atau badan di sistem pemerintahan, membuat tata cara pelayanan publik, hingga bagaimana cara presiden dalam mengatur reshuffle kabinet.

4. Administrasi Pendidikan

Contoh: merancang jadwal pelajaran, urusan surat-menyurat, hingga pengaturan kegiatan yang berlangsung di sekolah.

Setelah memahami pengertian administrasi, beserta fungsi, tujuan, dan implementasinya di suatu organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa kegiatan administrasi berperan sebagai Queen of Peace, artinya aktivitas administrasi dapat mempengaruhi kelangsungan hidup suatu badan atau organisasi.

                                     
           

UX / User Experience

Deskripsi: Pengertian User Experience (UX), fungsi, dan penggunaannya. User...
Hans
2 min read

Cara Membuat Infografis

Deskripsi: Cara membuat Infografis agar konten semakin mudah di...
Hans
3 min read

Buku Pengembangan Diri

Deskripsi: Buku Pengembangan Diri. Salah satu kunci untuk meraih...
rezky
2 min read

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *